Data dan Informasi

Data dan Informasi - Untuk menuju pada pengertian Sistem Informasi secara utuh, diperlukan pemahaman yang tepat tentang konsep data dan informasi. Keterkaitan data dan informasi sangatlah erat sebagaimana hubungan antara sebab dan akibat. Bahwa data merupakan bentuk dasar dari sebuah informasi, sedangkan informasi merupakan elemen yang dihasilkan dari suatu bentuk pengolahan data.

Pengertian Data

Banyak terdapat pengertian data yang dirangkum dari berbagai sumber. Bagian ini akan mengutip tiga pengertian data dari sudut pandang yang berbeda-beda.

Menurut kamus bahasa Inggris-Indonesia halaman 164, data diterjemahkan sebagai istilah yang berasal dari kata “datum” yang berarti fakta atau bahan-bahan keterangan. Dari sudut pandang bisnis, terdapat pengertian data bisnis sebagai berikut :

1. “Business data is an organization's description of things (resources) and events (transactions) that it faces”. Jadi data, dalam hal ini disebut sebagai data bisnis, merupakan deskripsi organisasi tentang sesuatu (resources) dan kejadian (transactions) yang terjadi.
2. Pengertian yang lain mengatakan bahwa “data is the description of things and events that we face”. Data merupakan deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi.
3. Gordon B. Davis dalam bukunya Management Informations System : Conceptual Foundations, Structures, and Development menyebut data sebagai bahan mentah dari informasi, yang dirumuskan sebagai sekelompok lambang-lambang tidak acak yang menunjukkan jumlah atau tindakan atau hal-hal lain.
4. Dari ketiga pengertian di atas, dapat diambil kesimpulan bahwa data adalah bahan baku informasi, didefinisikan sebagai kelompok teratur simbol-simbol yang mewakili kuantitas, tindakan, benda, dan sebagainya. Data terbentuk dari karakter, dapat berupa alfabet, angka, maupun simbol khusus seperti *, $ dan /. Data disusun untuk diolah dalam bentuk struktur data, struktur file, dan basis data.

Tentang Informasi

Berikut juga akan disampaikan pengertian informasi dari berbagai sumber.

1. Menurut Gordon B. Davis dalam bukunya Management Informations System : Conceptual Foundations, Structures, and Development menyebut informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata, berupa nilai yang dapat dipahami di dalam keputusan sekarang maupun masa depan.
2. Menurut Barry E. Cushing dalam buku Accounting Information System and Business Organization, dikatakan bahwa informasi merupakan sesuatu yang  menunjukkan hasil pengolahan data yang  diorganisasi dan berguna kepada orang yang menerimanya.
3. Menurut Robert N. Anthony dan John Dearden dalam buku Management Control Systems, menyebut informasi sebagai suatu kenyataan, data, item yang menambah pengetahuan bagi penggunanya.
4. Menurut Stephen A. Moscove dan Mark G. Simkin dalam bukunya Accounting Information systems : Concepts and Practise mengatakan informasi sebagai kenyataan atau bentuk-bentuk yang berguna yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan bisnis.

Dari keempat pengertian seperti tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan.

Siklus Informasi

Pengolahan data menjadi suatu informasi dapat digambarkan sebagai sebuat siklus yang berkesinambungan. Secara sederhana dapat dikatakan bahwa data diolah menjadi suatu informasi. Dan pada tahapan selanjutnya, sebuah informasi akan menjadi data untuk terciptanya informasi yang lain. Pada gambar 1.2 dapat dilihat bahwa pada awalnya data dimasukkan ke dalam model yang umumnya memiliki urutan proses tertentu dan pasti, setelah diproses akan dihasilkan informasi tertentu yang bermanfaat bagi penerima (level management) sebagai dasar dalam membuat suatu keputusan atau melakukan tindakan tertentu.

Dari keputusan atau tindakan tersebut akan menghasilkan atau diperoleh kejadian-kejadian tertentu yang akan digunakan kembali sebagai data yang nantinya akan dimasukkan ke dalam model (proses), begitu seterusnya sehingga tercipta sebuah siklus yang berkesinambungan.

Karakteristik Informasi

Setiap Informasi, memiliki beberapa karakteristik yang menunjukkan sifat dari informasi itu sendiri. karakteristik-karakteristik informasi tersebut antara lain adalah :

1. Benar atau salah. Karakteristik tersebut berhubungan dengan sesuatu yang realitas atau tidak dari sebuah informasi.
2. Baru. Sebuah informasi dapat berarti sama sekali baru bagi penerimanya.
3. Tambahan. Sebuah informasi dapat memperbaharui atau memberikan nilai tambah pada informasi yang telah  ada.
4. Korektif.. Sebuah informasi dapat menjadi bahan koreksi bagi informasi sebelumnya, salah atau palsu.
5. Penegas. Informasi dapat mempertegas informasi yang telah ada, hal ini masih berguna karena dapat meningkatkan persepsi penerima atas kebenaran informasi tersebut.

Nilai Informasi

Nilai suatu informasi berhubungan dengan keputusan. Hal ini berati bahwa bila tidak ada pilihan atau keputusan, informasi menjadi tidak diperlukan. Keputusan dapat berkisar dari keputusan berulang yang sederhana sampai keputusan strategis jangka  panjang. Sedangkan parameter untuk mengukur nilai sebuah informasi tersebut, ditentukan dari dua hal pokok yaitu :

• Manfaat (use)
• Biaya (cost)

Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya.

Kualitas Informasi

Kualitas informasi (quality of information) sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh 3 hal pokok, yaitu relevancy, accuracy dan timelinness.

a.    Relevansi (relevancy)

Informasi dikatakan berkualitas jika relevan bagi pemakainya. Pengukuran nilai relevansi, akan terlihat dari jawaban atas pertanyaan “how is the message used for problem solving (decision masking)?” Informasi akan relevan jika memberikan manfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai hasil penjualan barang mingguan kurang relevan jika ditujukan pada manajer teknik, tetapi akan sangat relevan bila disampaikan pada manajer pemasaran.

b.    Akurasi (accuracy)

Sebuah informasi dapat dikatakan akurat jika informasi tersebut tidak bias atau menyesatkan, bebas dari kesalahan-kesalahan dan harus jelas mencerminkan maksudnya. Ketidakakuratan sebuah informasi dapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalami gangguan atau kesengajaan sehingga merusak atau merubah data-data asli tersebut.

Beberapa hal yang dapat berpengaruh terhadap keakuratan sebuah informasi antara lain adalah :

• Kelengkapan (completeness) informasi.  “Are necessary message items present ?” Informasi yang lengkap, berarti bahwa informasi yang dihasilkan terdiri dari satu kesatuan informasi yang menyeluruh dan mencakup berbagai hal yang terkait di dalamnya. Karena apabila informasi yang dihasilkan sebagian-sebagian tentunya akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan atau menentukan tindakan secara keseluruhan, sehingga akan berpengaruh terhadap kemampuannya untuk mengontrol atau memecahkan suatu masalah dengan baik.
• Kebenaran (correctness) informasi. “Are message items correct ?” Informasi yang dihasilkan oleh proses pengolahan data, haruslah benar sesuai dengan perhitungan-perhitungan yang ada dalam proses tersebut. Sebgai contoh, jika sebuah informasi menunjukkan total nilai gaji yang harus dibayarkan pada seorang pegawai, maka informasi tersebut haruslah sudah benar dan memuat perhitunganperhitungan matematis yang ada di dalam prosesnya seperti perhitungan tunjangan, perhitungan potongan dan sebagainya.
• Keamanan (security) informasi. Keamanan sebuah informasi, tergambar dari jawaban atas pertanyaan “Did the message reach all or only the intended systems users ? “ Sebuah informasi harus aman, dalam arti hanya diakses oleh pihak-pihak yang berkepentingan saja sesuai dengan sifat dan tujuan dari informasi tersebut.
• Tepat waktu (timeliness). “How quickly is input transformed to correct output?” Bahwa informasi yang dihasilkan dari suatu proses pengolahan data, datangnya tidak boleh terlambat. Informasi yang terlambat tidak akan mempunyai nilai yang baik, sehingga kalau digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan dapat menimbulkan kesalahan dalam tindakan yang akan diambil. Kebutuhan akan tepat waktunya sebuah informasi itulah yang pada akhirnya akan menyebabkan mahalnya nilai suatu informasi. Hal itu dapat dipahami karena kecepatan untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkan informasi tersebut memerlukan bantuan teknologi-teknologi terbaru. Selain beberapa komponen di atas, beberapa ahli juga menambahkan beberapa hal yang ikut menentukan kualitas dari sebuah informasi. Komponen-komponen tambahan tersebut antara lain adalah :
• Ekonomis (Economy). “What level of resources is needed to move information through the problem-solving cycle?” Bahwa faktor ekonomis dari sebuah informasi juga akan ikut menentukan kualitasnya. Hal tersebut diukur dari seberapa besar sumber daya yang diperlukan untuk mentransformasikan informasi menjadi komponen yang berperan dalam pemecahan suatu masalah.
• Efisien (Efficiency). Informasi akan memiliki kualitas yang baik jika informasi tersebut memiliki efisiensi, yang berarti bahwa informasi tersebut tepat guna bagi pemakainya.
• Dapat dipercaya (Reliability).

Demikian sekilas pembahasan tentang Data dan Informasi.

Semoga Bermanfaat

Sumber :

• Jogiyanto, Hm., Mba., Akt., Ph. D Analisis Dan Desain : Andi Yogyakarta, 1989.
• Kennet E Kendall dan julie E. Kendall, Analisis dan Perancangan Sistem Jilid 1, Person Education Asia, 2003.